Internetowe Biuro Obsługi Mieszkańców w Radomiu
Już od czterech lat w Internetowym Biurze Obsługi Mieszkańców (IBOM) w Radomiu można np. sprawdzić i wypełnić swoje zobowiązania finansowe wobec gminy czy zarezerwować miejsce w kolejce w Wydziale Komunikacji i Wydziale Obywatelskim. A nawet zapisać się na zajęcia prowadzone przez radomskie domy kultury.
– Wdrożenie e-usług przez radomski magistrat to efekt dążenia do podniesienia jakości życia w mieście i usprawnienia obsługi interesantów urzędu – przekonuje Michał Michalski, sekretarz miasta w Urzędzie Miasta w Radomiu.
Początkowo w IBOM udostępniono 21 usług, takich jak np. informacja w sprawie podatku od nieruchomości, deklaracja na podatek rolny czy leśny. Dziś jest ich już prawie dwa razy więcej.
Ponadto portal jest zintegrowany z Wrotami Mazowsza oraz ogólnopolskim systemem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), przez który odbywa się logowanie do systemu. Na portalu umieszczane są również linki do usług centralnych, co umożliwia załatwienie drogą elektroniczną spraw na innych portalach, np. ZUS czy NFZ. Korzyści z projektu „Nowoczesne e-usługi dla mieszkańców Radomia” o wartości przekraczającej 3 mln zł, dofinansowanego w 80 proc. z funduszy europejskich, odnoszą przede wszystkim korzystający z IBOM mieszkańcy, ale także urzędnicy miejscy.
Moduły w Internetowym Biurze Obsługi Mieszkańców w Radomiu
Wdrożony system składa się z sześciu części (modułów). Zarządzający dostępem do usług portal IBOM jest tylko jednym z nich. Pozostałe to moduły: uwierzytelniania mieszkańca; udostępniania informacji o zobowiązaniach wobec urzędu oraz umożliwiający wykonanie płatności online; rezerwacji wizyty w urzędzie; e-usług domów kultury oraz powiadomień e-mail i SMS.
Spośród udostępnionych funkcjonalności największą popularnością cieszy się możliwość rezerwacji wizyty w urzędzie – szczególnie dotyczy to interesantów Wydziału Komunikacji, rejestrujących pojazdy lub odbierających dowody rejestracyjne.
Natomiast spośród e-usług użytkownicy najchętniej składają informację w sprawie podatku od nieruchomości. Poprzez „biletownik” system umożliwia również rezerwację wizyty w Wydziale Obywatelskim, gdzie są zdefiniowane cztery kolejki: złożenie wniosku o wydanie dowodu osobistego, zgłoszenie utraty lub uszkodzenia dowodu osobistego, odbiór dowodu osobistego oraz dokonywanie czynności meldunkowych i wydawanie zaświadczeń. Dzięki uruchomieniu usługi rezerwacji uporządkowano kolejki, które teraz nie kumulują się w określonych godzinach.
IBOM usprawnia obsługę
Olbrzymim ułatwieniem okazało się również udostępnienie zalogowanym użytkownikom wglądu w ich zobowiązania podatkowe wobec miasta, umożliwienie opłacenia ich online lub wydruku dokumentu przelewu oraz składania przez internet wniosków, np. o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu lub o stanie zaległości podatkowych czy o zwrot opłaty skarbowej. Oszczędza to czas interesantów, ale również uniemożliwia składanie błędnie wypełnionych deklaracji czy wniosków, gdyż takie są automatycznie przez system odrzucane. Nic więc dziwnego, że praca urzędnika stała się łatwiejsza – jej część wziął na siebie inteligentny system. Ponadto urzędnicy z dostępem do wewnętrznego portalu IBOM mają wgląd do danych interesantów i ich zobowiązań podatkowych, o których mogą teraz informować ich także poprzez nowo uruchomione kanały komunikacji – pocztę elektroniczną i wiadomości SMS. Wszystkie te udogodnienia zyskały jeszcze bardziej w pandemii COVID-19. – W czasie pandemii usługi na platformie IBOM oznaczają pełny dostęp do urzędników dla osób przebywających na kwarantannach czy w izolacji – podkreśla Anna Grzegorzewska, dyrektor Wydziału Podatków w Urzędzie Miasta w Radomiu (UMR).
IBOM oszczędza czas
– E-usługi usprawniają przepływ informacji na linii obywatel–urzędnik, skracają czas, który upływa od zasygnalizowania przez obywatela potrzeby otrzymania danego dokumentu aż do jego wydania (bez konieczności przesyłania go za pośrednictwem poczty). Ponadto osoby korzystające z platformy są świadome swoich potrzeb i właściwie je definiują, ewentualne braki czy nieprawidłowości można szybko wyjaśnić. Dokumenty zgromadzone w systemie elektronicznym są łatwiejsze do identyfikacji. Wdrożenie projektu znacznie ograniczyło też czas poświęcany na bezpośrednią obsługę mieszkańców, co pozwala na skuteczniejszą pracę merytoryczną – dodaje Anna Grzegorzewska.
IBOM – funkcjonalność i bezpieczeństwo
Podczas wdrażania systemu nie zapomniano o bezpieczeństwie. Serwery w technologii blade, macierze dyskowe, system backupu taśmowego, redundantne urządzenia typu UTM i router obsługujący protokół BGP to dla większości ludzi nic nie mówiące, obce terminy. Jednak te rozwiązania, zastosowane w radomskim IBOM, decydują o tym, że korzystanie z niego jest bezpieczne, podobnie jak dane przechowywane na serwerach w Urzędzie Miasta w Radomiu. W ramach projektu zakupiono m.in. trzy serwery i macierz dyskową, ale również sprzęt używany w systemach kolejkowych, jak np. wspomniane wcześniej biletowniki oraz monitory dotykowe i wyświetlacze stanowiskowe. Co ważne, aby korzystać z dobrodziejstw systemu, nie trzeba mieć komputera, gdyż można to uczynić również na urządzeniach mobilnych, takich jak tablety czy smartfony.
To wszystko sprawia, że radomski system nowoczesnych e-usług jest zarówno funkcjonalny, jak i bezpieczny. Jest on także modyfikowany pod wpływem sugestii użytkowników, gdyż pliki pomocy i komunikatów uzupełniane są na bieżąco.
grafika: Freepik
Jak podkreśla Michał Michalski: – Sukces wdrożonego systemu nie byłby możliwy bez przeprowadzonej na początku dogłębnej analizy potrzeb i możliwości realizacji projektu w danej jednostce oraz pełnego zaangażowania i współpracy wielu pracowników merytorycznych z poszczególnych komórek organizacyjnych.
Marek Rokita