E-usługi na Uniwersytecie Warszawskim
Klik i przesyłam swoje dane w procesie rekrutacji na studia. Klik i uczestniczę w wykładzie online. Klik i przedłużam ważność legitymacji studenckiej. Cyfrowe narzędzia na studiach na Uniwersytecie Warszawskim to już nie nowość, a standard. Jak się sprawdzają i rozwijają?
Cyfrowe instrumentarium – dostępne m.in. dla studentów, doktorantów, kadry dydaktycznej, pracowników administracji, kandydatów na studia czy współpracujących z Uniwersytetem Warszawskim (UW) innych szkół wyższych – jest efektem prac trzech uczelnianych jednostek, tzn. Centrum Kompetencji Cyfrowych (koordynatora działań), Wydziału Matematyki, Informatyki i Mechaniki oraz Wydziału Zarządzania. Powstało ono w ramach projektu „e-UW – rozwój e-usług Uniwersytetu Warszawskiego związanych z edukacją”, który polegał na stworzeniu i wdrożeniu 10 zintegrowanych e-usług na tej największej polskiej uczelni i jednocześnie jednym z najlepszych w kraju ośrodków naukowych.
Opracowane e-usługi wykorzystują technologię chmury obliczeniowej i aplikacji mobilnych, ich walorem jest m.in. wysoki stopień responsywności oraz pełne dostosowanie do standardów WCAG 2.0.
grafika: Chroma Stock
Potrzeby użytkowników matką wynalazków
– Budując od podstaw koncepcję e-usług, uwagę skoncentrowaliśmy na potrzebach użytkowników, które wcześniej zostały przez nas zdiagnozowane. Co istotne, chodziło nam nie tylko o osoby z Uniwersytetu Warszawskiego, ale też środowiska akademickie z innych miast. Tu przykładem może być system Internetowej Rekrutacji Kandydatów (IRK), który jest niezbędny do zdalnej rekrutacji. Aktualnie w Polsce są aktywne 53 instalacje, a wkrótce zacznie działać kolejna – na potrzeby rekrutacji studentów i pracowników dydaktyczno-naukowych z Ukrainy – mówi Paweł Kozłowski, pełnomocnik dyrektora ds. informatyzacji Centrum Kompetencji Cyfrowych UW.
Wszystkie e-usługi projektowano z myślą o umożliwieniu określonych działań przez aplikację. Od kilku lat usprawniają one proces edukacyjny i zarządzanie uczelnią, a w sytuacji ogłoszenia lockdownu były niezastąpione.
W początkowej fazie pandemii, kiedy wiele ogólnodostępnych systemów, wykorzystywanych do prowadzenia wykładów czy zajęć, borykało się z problemem wydajności, zbawienny dla pracy uczelni okazał się przede wszystkim system wideokonferencyjny. To wypracowane na UW rozwiązanie, wdrożone przed pandemią, pozwoliło m.in. na bezkolizyjne spotkania projektowe, organizacyjne czy zajęcia dydaktyczne ze studentami.
grafika: Freepik
Wirtualne laboratoria
Inną e-usługą, która sprawdziła się w pandemii, są wirtualne laboratoria. Jest to zestaw wirtualnych maszyn z oprogramowaniem tożsamym dla stacji komputerowych w laboratoriach fizycznych. Można się z nimi łączyć z dowolnego miejsca za pomocą dowolnego urządzenia komputerowego podpiętego do internetu. Użytkownik może się poczuć, jakby siedział przy komputerze w tradycyjnym, fizycznym laboratorium– W sytuacji pandemicznej, kiedy każdy pracował czy uczył się z domu, nie było możliwości korzystania z pracowni komputerowych na wydziałach. Wirtualne laboratoria doskonale uzupełniły system wideokonferencyjny, umożliwiając zdalne prowadzenie zajęć wymagających zastosowania stacji komputerowych ze specjalistycznym oprogramowaniem – wręcz pozwoliły wówczas funkcjonować studentom określonych kierunków, takich jak np. zarządzanie czy finanse – wspomina Paweł Kozłowski.
Wirtualna biblioteka
Wszystkie materiały potrzebne do prowadzenia zajęć czy przygotowywania się do nich znajdują się w e-wypożyczalni. Jest to wirtualna biblioteka, gdzie w postaci cyfrowej zgromadzone są książki, w tym podręczniki, ale też prace magisterskie, doktorskie, artykuły czy czasopisma.
grafika: Freepik
E-portfolio studentów Uniwersytetu Warszawskiego
Rzeczowa autoprezentacja jest ważną kompetencją na rynku pracy. Na UW umiejętność tę pomaga wypracować usługa e-portfolio, która mobilizuje studentów do opisania swoich umiejętności i sukcesów. Nierzadko spojrzenie na swoje kompetencje z dystansu, tym bardziej potwierdzone nagrodami czy wyróżnieniami, pozwala podnieść poczucie własnej wartości.
E-administracja Uniwersytetu Warszawskiego
Oprócz usprawnienia działań dydaktycznych e-usługi wspierają także procesy administracyjne, m.in. rekrutację na studia czy przedłużanie ważności legitymacji studenckiej, do czego wykorzystywana jest aplikacja Mobilny USOS.
grafika: Chroma Stock
– W dzisiejszej zabieganej rzeczywistości wszystkie zmiany pozwalające na ograniczenie czasu potrzebnego na wykonanie zadań czy przemieszczanie się, załatwienie sprawy online z każdego miejsca globu, są potrzebne i pozytywnie wpływają na procesy, które odbywają się w różnych instytucjach, łącznie z Uniwersytetem Warszawskim – ocenia Paweł Kozłowski.
Do bardzo czasochłonnych prac należy m.in. regularne podpisywanie decyzji administracyjnych. – Od jakiegoś czasu podpisywane są one elektronicznie. Przeniesienie tej czynności do sfery wirtualnej ułatwiło i skróciło ten proces. Przy czym rezygnacja z drukowania, wysyłania tysięcy listów, angażowania do tego ludzi jest działaniem proekologicznym i pozwala na konkretne oszczędności – podkreśla Paweł Kozłowski.
A jak oceniają e-narzędzia ci, którzy z nich korzystają? – Monitorujemy potrzeby użytkowników i wzbogacamy e-usługi o nowe funkcjonalności, zwracając szczególną uwagę na bezpieczeństwo przechowywanych danych. Nasze trzy jednostki, które stworzyły koncepcję e-usług, a następnie opracowały je i wdrożyły, przez cały czas współpracują przy dostosowywaniu ich do aktualnych potrzeb odbiorców – mówi Paweł Kozłowski.
W związku z tym, że wypracowane narzędzia także się starzeją, już dziś trzeba myśleć o rozwoju ich funkcjonalności i technicznej wydolności w kolejnych latach. Pomysłodawcy projektu zrealizowanego na Uniwersytecie Warszawskim doskonale zdają sobie sprawę z tego, że cyfryzacja to niekończący się proces. I dotrzymują mu kroku.
Agata Rokita