Wypromuj projekt!

Realizujesz projekt dofinansowany z programu Fundusze Europejskich dla Mazowsza! Poinformuj o tym opinię publiczną oraz uczestników projektu.

Podpisując umowę, zobowiązujesz się do prowadzenia działań informacyjno-promocyjnych w trakcie oraz po zakończeniu przedsięwzięcia. Podstawowe obowiązki nie są uciążliwe, ale ich wypełnienie podlega kontroli, podobnie jak przestrzeganie innych wymagań.

Z „Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji” w szczegółach dowiesz się:

• na czym polegają obowiązki związane z promocją i informacją
• jak planować działania informacyjno-promocyjne we wniosku o dofinansowanie
• jak prawidłowo je zrealizować.

Zanim sięgniesz po to obszerne opracowanie, skorzystaj z kilku prostych i pomocnych na starcie wskazówek.

Oznaczenia

Jeśli realizujesz projekt dofinansowany z programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza na lata 2021-2027, będziesz stosował charakterystyczne i rozpoznawalne znaki. Trzeba je umieszczać na dokumentach i materiałach promocyjnych. Oznakowanie podlega ścisłym regułom, jak ta, że w podstawowym wzorze w jednej linii nie możesz zamieścić więcej niż 4 znaki.

Poza znakami FE, barwami RP i znakiem UE oraz znakiem marki Mazowsze nie może występować inny znak lub logo. Nie dotyczy to tablic, plakatów i naklejek, których wzory nie mogą być zmieniane.

Ten zestaw znaków będziesz zamieszczać na:

• materiałach związanych z działaniami informacyjnymi i promocyjnymi dotyczącymi projektu, takich jak np. e-publikacje, ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne, konferencje, spotkania

• dokumentach związanych z realizacją projektu, które podajesz do wiadomości publicznej, np. dokumentacji przetargowej, ogłoszeniach, analizach, raportach, wzorach umów, wzorach wniosków

• dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie, np. zaświadczeniach, certyfikatach, zaproszeniach, materiałach informacyjnych, programach szkoleń i warsztatów, listach obecności, prezentacjach multimedialnych, umowach oraz kierowanej do nich korespondencji

Barwy RP występują wyłącznie w wersji pełnokolorowej. Nie można stosować barw RP w wersji achromatycznej i monochromatycznej. Wersję achromatyczną (wówczas bez znaku RP) wolno stosować tylko w uzasadnionych sytuacjach, np. do grawerunku lub gdy nie jest możliwy druk dokumentu w kolorze.

Projekt w internecie

Opis projektu umieść na oficjalnej stronie internetowej, jeśli ją masz. Powinieneś go zamieścić również w mediach społecznościowych, przynajmniej na jednym profilu.

Jakie informacje musisz umieścić na oficjalnej stronie internetowej i w mediach społecznościowych? Opis powinien zawierać:

1. tytuł projektu lub jego skróconą nazwę (maksymalnie 150 znaków),
2. podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej, czyli co najmniej: znak Funduszy Europejskich, znak barw Rzeczypospolitej Polskiej i znak Unii Europejskiej
3. zadania, działania, które będą realizowane w projekcie (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.)
4. grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta)
5. cel lub cele projektu
6. efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów)
7. wartość projektu (całkowity koszt projektu)
8. wysokość wkładu Funduszy Europejskich
9. hasztagi: #FunduszeUE lub #FunduszeEuropejskie.

Jest to minimalny zakres informacji, obowiązkowy dla każdego projektu.

Ewentualne dodatkowe informacje, których wymaga instytucja przyznająca dofinansowanie w Twoim programie, znajdziesz w umowie o dofinansowanie projektu.

Te informacje i oznaczenia, które wymieniliśmy w punktach od 1 do 9, musisz także umieścić na profilu w mediach społecznościowych. Jeżeli nie posiadasz takiego profilu, musisz go założyć (przynajmniej jeden profil).

Rekomendujemy też zamieszczanie zdjęć, grafik, materiałów audiowizualnych oraz harmonogramu projektu, prezentującego jego główne etapy i postęp prac.

Tablica

Oznacz miejsce realizacji projektu, umieszczając tam tablicę informacyjną lub plakat. Oznakowanie w tej pierwszej formie wybierasz, gdy projekt obejmuje prace budowlane, działania w zakresie infrastruktury, inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu oraz jest wspierany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. I gdy jednocześnie jego całkowity koszt przekracza 500 tys. euro.

Obowiązek dotyczy Ciebie także wtedy, gdy projekt obejmuje prace budowlane, działania w zakresie infrastruktury, inwestycje rzeczowe lub zakup sprzętu oraz jest wspierany z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (lub innych programów niż FEM) i jego całkowity koszt przekracza 100 tys. euro.

Tablica zawiera:

• znak FE, znak UE oraz markę Mazowsza
• tytuł projektu (maksymalnie 150 znaków)
• nazwę beneficjenta
• adres portalu mapadotacji.gov.pl.

Wzór tablicy dla programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021-2027:

Projekty tablic są przygotowane w trzech wymiarach: 80×40, 120×60 i 240×120 cm.

Plakat

Plakatem może być wydrukowany, zgodnie ze wzorem, arkusz papieru o minimalnym rozmiarze A3 (arkusz o wymiarach 297×420 mm, w orientacji poziomej). Plakat może być też wykonany z innego, trwalszego tworzywa lub mieć formę elektronicznego wyświetlacza.

Pomyśl o tym, by odpowiednio zabezpieczyć plakat tak, by przez cały czas ekspozycji wyglądał estetycznie. Twoim obowiązkiem jest dbanie o to, aby informacja była cały czas wyraźnie widoczna. Uszkodzony lub nieczytelny plakat musisz wymienić.

Plakat zawiera:

1. znak FE, znak UE oraz herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli realizujesz projekt dofinansowany przez program regionalny),
2. nazwę beneficjenta
3. tytuł projektu (maksymalnie 150 znaków)
4. wysokość dofinansowania projektu z Unii Europejskiej
5. adres portalu www.mapadotacji.gov.pl.

Wzór plakatu:

Naklejki

Jako beneficjent jesteś zobowiązany do umieszczenia naklejek na wyposażeniu, sprzęcie i środkach transportu powstałych lub zakupionych w projekcie dofinansowanym z Funduszy Europejskich.

Naklejki należy umieścić w dobrze widocznym miejscu na:

1. sprzętach, maszynach, urządzeniach (np. maszyny i urządzenia produkcyjne, laboratoryjne, komputery, laptopy, tablety, drukarki)
2. środkach transportu (np. samochodach, radiowozach, tramwajach, autobusach, wagonach kolejowych)
3. aparaturze (np. laboratoryjnej, medycznej) itp.

Nie należy umieszczać naklejek na przedmiotach użytku codziennego, których znaczenie ma charakter pomocniczy lub dodatkowy w projekcie (np. meble, akcesoria biurowe, np. lampki biurkowe, drobne elementy wyposażenia pomieszczeń, np. wieszaki itp.).

Naklejki zawierają zestawienie znaków: Funduszy Europejskich dla Mazowsza, barw Rzeczypospolitej Polskiej i Unii Europejskiej oraz dwa warianty tekstu:

„Zakup finansowany ze środków Unii Europejskiej” (jeśli projekt jest finansowany w 100 proc. z Funduszy Europejskich).

„Zakup współfinansowany ze środków Unii Europejskiej” (jeśli projekt jest częściowo współfinansowany z Funduszy Europejskich).

Skorzystaj ze strony programu Fundusze Europejskie dla Mazowsza 2021-2027 (FEM), którą prowadzi Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych. W zakładce poświęconej zasadom oznaczania projektów FEM zamieszczamy więcej wskazówek, a także pliki do pobrania.

Dodatkowe obowiązki

Gdy realizujesz projekt wart więcej niż 5 mln zł, musisz poinformować instytucję, która przyznała dofinansowanie o ważnych etapach w projekcie i planowanych wydarzeniach informacyjnych i promocyjnych związanych z realizacją projektu. Gdy realizujesz projekt wart więcej niż 10 mln zł, musisz zorganizować wydarzenie lub działanie informacyjno-promocyjne.

Dokumentuj działania

Promocja i informacja, podobnie jak inne działania w projekcie, wymagają dokumentowania. Musisz zatem archiwizować i uwzględniać w rozliczeniach dokumenty, które potwierdzają wydatki związane z promocją projektu.

Dokumentuj projekt także w innym znaczeniu – wykonuj zdjęcia na różnych jego etapach realizacji. Będziesz mógł np. łatwo udowodnić, że prawidłowo oznaczałeś projekt. Poza tym ciekawe zdjęcia są dodatkowym atutem w promocji. Mogą być udostępniane na platformach społecznościowych i zamieszczane w prasie, co również przyczyni się do popularyzacji Twoich działań.

Wzbogać promocję

Możesz też podjąć dodatkowe działania informacyjne i promocyjne. Powinny odpowiadać wielkości projektu oraz brać pod uwagę jego cel. Jeśli zdecydujesz się poszerzyć promocję, realizuj w pierwszej kolejności działania bezkosztowe i niskokosztowe. Dobrze wypromowany projekt umacnia także Twoją markę!

Zapoznaj się z Księgą Tożsamości Wizualnej dostępną w Portalu Funduszy Europejskich. Księga zawiera zasady konstruowania i stosowania znaku marki Fundusze Europejskie, znaku barw RP, UE. Znajdziesz w niej także wskazówki, jak budować layout materiałów informacyjnych oraz promocyjnych z wykorzystaniem motywu przewodniego marki FE.