Promocja funduszy europejskich to również szansa dla Ciebie

Sukcesem zakończyły się Twoje starania o wsparcie z funduszy europejskich? Gratulacje! Po lampce szampana po podpisaniu umowy o dofinansowanie warto zastanowić się, co oznacza dla Ciebie realizacja zapisów dotyczących informowania opinii publicznej o pomocy otrzymanej z Unii Europejskiej.

Zasad dotyczących informowania i promocji nie traktuj tylko w kategoriach obowiązku – to także szansa na nagłośnienie efektów przedsięwzięcia albo na skuteczny nabór uczestników (projekty finansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego).

3⁄4 respondentów (raport z badania opinii przygotowany na zlecenie Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej w 2020 r.) pozytywnie ocenia członkostwo Polski w Unii Europejskiej, przy czym na Mazowszu wskaźnik ten wynosi 83 proc. Badani znają pojęcia „Fundusze Europejskie” czy „Fundusze Unijne”. Aż 90 proc. osób odpowiedziało, że spotkało się z takimi określeniami, a 63 proc. z nich wie, co one oznaczają. To zasługa dobrej promocji, ale wciąż warto nad nią pracować. W artykule prezentujemy kilka zasad i sugestii, które pozwolą z jednej strony wywiązać się z powinności, a z drugiej – przyciągnąć uwagę odbiorców.

Przygotuj plan

Zaplanowanie działań informacyjno-promocyjnych to połowa sukcesu – ten proces rozpocząłeś już w momencie wypełniania wniosku o dofinansowanie (sekcja: opis promocji projektu). To wtedy również powstawała np. nazwa Twojego projektu – im krótsza i zgrabniejsza, tym łatwej będzie Ci mówić o Twoim przedsięwzięciu. Przygotuj listę, na której umieścisz obowiązkowe oraz dodatkowe działania informacyjne i promocyjne. Dopisz daty do pozycji na liście, powinny być one zgodne z zasadami promocji (np. tablica pamiątkowa powinna być umieszczona najpóźniej trzy miesiące od zakończenia realizacji projektu). A zasady poznasz, czytając „Podręcznik wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” zamieszczony na stronie: https://www.funduszedlamazowsza.eu/promocja/ oraz w broszurze „6 kroków do prawidłowego informowania o projektach dofinansowanych z Funduszy Europejskich na Mazowszu”.

Dobierz takie działania promocyjne, które będą zgodne z celem projektu, jego charakterem i wielkością. Pamiętaj, że tylko te działania, które wpisałeś do wniosku o dofinansowanie, mogą zostać ujęte w budżecie projektu. Opracowując plan, korzystaj z doświadczenia ekspertów zajmujących się promocją lub bezpłatnych konsultacji w Punktach Informacyjnych Funduszy Europejskich. Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych przygotowała film, który z pewnością ułatwi Ci to zadanie.

Podstawa to oznakowanie

Od momentu rozpoczęcia realizacji projektu (najczęściej jest to data podpisania umowy o dofinansowanie) dokumenty projektowe, wszystkie materiały informacyjne, plakaty i tablice powinny być oznaczone zestawem znaków graficznych. W jego skład wchodzą: logotyp programowy, barwy RP (kolor), logotyp promocyjny Mazowsza oraz symbol UE z odpowiednimi opisami.

Jeśli realizujesz projekt dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR):

Jeśli realizujesz projekt dofinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS):

Jeśli realizujesz projekt dofinansowany z EFS + EFRR lub innego funduszu

Zestawy logotypów do pobrania oraz szczegółowe zasady ich wykorzystania dostępne są na stronie www.funduszedlamazowsza.eu w zakładce „Weź udział w promocji programu”.

Odpowiednie oznakowanie miejsca realizacji projektu to pierwszy krok promocji. Jeśli dofinansowanie dla projektu nie przekracza 500 tys. euro, umieść co najmniej plakat informacyjny. Jeśli natomiast dofinansowanie projektu dotyczy infrastruktury, prac budowlanych lub zakupu środków trwałych i przekracza tę kwotę, umieść tablice informacyjne, a po zakończeniu realizacji – tablice pamiątkowe. Na plakatach i tablicach poza wspomnianym zestawem znaków graficznych muszą się znaleźć podstawowe informacje o projekcie. Plakat bądź tablica muszą zawierać:

• nazwę beneficjenta
• tytuł projektu
• cel projektu (opcjonalnie w wypadku plakatu)
• wysokość wkładu Unii Europejskiej w projekt
• logotyp RPO WM składający się ze: znaku FE, barw RP, znaku UE oraz logo marki Mazowsze
• adres portalu mapadotacji.gov.pl (opcjonalnie w wypadku plakatu).

Zdjęcia, filmy, infografiki

Ideałem jest, by zdjęcie zwracało na siebie uwagę (do tego dążą profesjonaliści). Jeśli tylko dokumentuje stan, rzadko oddziałuje na emocje. Niemniej warto utrwalić w obrazie, jak coś wyglądało przed realizacją inwestycji. Później w zestawieniu ze zdjęciami po realizacji uwidoczni to zmianę, jaką udało Ci się przeprowadzić. Warto starać się oryginalnie spojrzeć na projekt i nie powtarzać przy kolejnych prezentacjach podobnych ujęć. Warto ukazać projekt nie tylko poprzez plany ogólne, ale także przez detal (staranne wykonanie szczegółów). Fotografii możesz uczyć się samemu, np. oglądając blogi profesjonalistów, a także albumy z reprodukcjami malarzy (podglądaj zasady kompozycji) czy fotografów. Upowszechnianie się nowatorskich rozwiązań technicznych również sporo ułatwia. Dziś nawet nieprofesjonalny sprzęt pozwala wykonywać zdjęcia w technice 360⁰, 3D, panoramiczne czy z lotu ptaka.

Inwestycje infrastrukturalne mogą być mało fotogeniczne, dlatego warto zaaranżować na planie ciekawą sytuację lub poczekać na jakieś wydarzenie z udziałem ludzi. To pozwoli znaleźć dla projektu kontekst, który będzie zrozumiały i atrakcyjny dla odbiorcy. Wyczekanie na odpowiedni moment jest ważne także ze względów technicznych – obiekt czy obszar sfotografowany w pełnym słońcu lub w pochmurny, szary dzień będzie wyglądał „płasko” i nieatrakcyjnie (zgaszone kolory, brak głębi i trzeciego wymiaru). Zdjęcia, które sam publikujesz lub komuś przesyłasz, są Twoją wizytówką – zanim utrwalisz coś w kadrze, zadbaj o porządek otoczenia.

Podobne wskazówki dotyczą filmów. Trzeba zwrócić uwagę na warunki oświetleniowe, poszukiwanie nietypowych planów. Standardowe oprogramowanie w smartfonie lub komputerze umożliwia montaż prostych filmów. Jeśli jednak chcemy, by film wyglądał atrakcyjnie, był profesjonalnie udźwiękowiony, miał odpowiednią rozdzielczość, zawierał napisy i niezbędne oznaczenia, pracę nad nim należy powierzyć profesjonalistom. Warto podpatrzeć, jak są zrealizowane filmy umieszczone w kanale YouTube MJWPU. Ale możesz przecież mieć własny pomysł na film.

Dobre zdjęcia i filmy uatrakcyjniają wpisy w mediach społecznościowych. Podobną rolę mogą odegrać infografiki i piktogramy. Ważne, by w prosty sposób przekazywały wiedzę w obrazie. Posty z dobrymi infografikami podbijają internet.

Bądź także online

Jeśli nie ma Cię w internecie – nie istniejesz. Nie ma w tym wiele przesady, bo strona projektu to bardzo dobry sposób nie tylko informowania o Twoich działaniach, ale także promocji. Dla stron www przewidziano specjalne zasady oznaczania. Jeśli jako beneficjent masz własną stronę internetową, musisz umieścić na niej:

• w zestawie: znak Funduszy Europejskich, barwy Rzeczpospolitej Polskiej, logo marki Mazowsze, znak Unii Europejskiej (zgodnie ze wzorami zamieszczonymi powyżej)
• krótki opis projektu (co najmniej: cele projektu, planowane efekty, wartość i wkład Funduszy Europejskich).

Jeśli struktura Twojego serwisu internetowego na to pozwala, znaki i informacje o projekcie możesz umieścić na głównej stronie lub istniejącej już podstronie. Możesz też utworzyć odrębną podstronę przeznaczoną specjalnie dla realizowanego projektu bądź projektów. Komisja Europejska wymaga, aby flaga UE z napisem „Unia Europejska” była widoczna w momencie wejścia użytkownika na stronę internetową, to znaczy bez konieczności jej przewijania w dół. Wówczas najlepiej, by link z flagi UE prowadził do podstrony z projektami.

W czasach dominacji smartfonów strona powinna być responsywna. Co to znaczy? Powinna się doskonale dostosowywać do wyświetlaczy smartfonów, a także tabletów i komputerów o różnych wielkościach ekranu. To dla wygody internauty, by mógł swobodnie czytać każdy tekst, bez konieczności powiększania czcionki lub przesuwania ekranu w poprzek. Technologia responsywna daje bardzo dobre możliwości integracji multimediów. Przy czym pamiętajmy, by wszystkie materiały były dobrej jakości – najlepiej profesjonalne zdjęcia i filmy. Strona internetowa powinna być dostępna (WCAG). Ten standard dostępności cyfrowej jest obowiązkiem dla instytucji publicznych i stosują go wszystkie podmioty, które z szacunkiem podchodzą do każdego odbiorcy swoich treści.

Media społecznościowe

Z obecnością w sieci wiąże się Twoja aktywność w mediach społecznościowych. Na Facebooku, Instagramie, Pintereście, Tik-Toku, Twitterze, YouTube czy LinkedInie dzielimy się zarówno swoimi emocjami, sukcesami, jak i bardziej merytorycznymi spostrzeżeniami dotyczącymi nauki, przedsiębiorczości czy rozwoju osobistego. Taką komunikację, opartą na autentycznej narracji, z powodzeniem można wykorzystać w promocji projektów finansowanych z funduszy europejskich. Nowe przedszkole, pracownia komputerowa, wyjazd z misją gospodarczą to efekt zaangażowania i ciężkiej pracy konkretnych osób. Warto to atrakcyjnie pokazać, podkreślając korzyści dla społeczności, firmy czy gminy.

Jak pisać i mówić o projekcie? Nie ma jednego wzorca. Z reguły beneficjenci piszą o projekcie z taką samą pasją, z jaką go realizują. Jeśli robią to bez pasji, trudno w przekonujący sposób wypromować przedsięwzięcie. Odbiorcy treści są mniej zainteresowani suchymi faktami i wolą wsłuchiwać się w autentyczne opowieści. Spróbuj przekazać emocje, które Ci towarzyszyły podczas realizacji projektu. W swojej opowieści odsłoń kulisy pracy, motywacje i inspiracje, opowiedz o efekcie projektu i o tym, w jaki sposób może się on przyczynić do pozytywnych zmian w organizacji i jej otoczeniu. Opowiadając o projekcie, nie zapomnij wspomnieć, że jest on współfinansowany ze środków Unii Europejskiej.

Podczas zamieszczania wpisów pamiętaj o hasztagach (#) i oznaczaniu (@) partnerskich firm i instytucji – wówczas Twoje wpisy będą w sposób organiczny (bez płatnej promocji) zyskiwać szersze grono odbiorców. Ale słowo to nie wszystko. Gdy jest uzupełnione o obraz, promocja może być jeszcze skuteczniejsza.

Połączmy siły

Jeżeli realizujesz projekt współfinansowany z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego, przyłącz się do naszych akcji. Co roku są ku temu okazje. We wrześniu w całej Polsce organizowane są Dni Otwarte Funduszy Europejskich. To czas, w którym możesz udostępnić swoje przedsięwzięcie okolicznym mieszkańcom czy zaproszonym gościom i dziennikarzom. Twoja propozycja może trafić na mapę wydarzeń promowanych poprzez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej na stronie dniotwarte.eu. Co roku MJWPU organizuje jesienią Forum Rozwoju Mazowsza, na które zaprasza partnerów do stref tematycznych. Tam nieodpłatnie możesz zaprezentować projekt (lub jego część) i aktywnie wziąć udział w debatach i networkingu (więcej na stronie: forumrozwojumazowsza.pl). Jest także możliwość wprowadzenia lub uzupełnienia informacji o projekcie na stronie z Mapą Dotacji (poinformuj o tym fakcie MJWPU).

Ponadto Twoje działania mogą zaowocować publikacją w magazynie „Fundusze Europejskie na Mazowszu” lub w jego wersji elektronicznej. Choćby dlatego warto mieć pod ręką dobre zdjęcia, filmy i inne materiały multimedialne. Jeśli pozwolisz MJWPU na przekazanie utworów dotyczących projektu do Komisji Europejskiej, Twój projekt może zaistnieć na jeszcze szerszym międzynarodowym polu. Możesz w tym celu udzielić jednostce licencji lub przekazać utwory na zasadach wybranej licencji Creative Commons. Wyślij wiadomość pod adres media@mazowia.eu lub publikacje@mazowia.eu, wskazując w treści nazwę swojego projektu. Pomożemy Ci opowiedzieć dobrą historię.

Opracował Jerzy Gontarz