Nowoczesny urząd to Zgrany Urząd, czyli innowacyjne metody szkoleniowe

Zmienna i coraz bardziej złożona rzeczywistość stawia przed pracownikami firm i instytucji nowe wyzwania. Kluczowymi kompetencjami XXI w. mają być umiejętność współpracy, gotowość na częste zmiany i szybkie uczenie się. Nowe warunki wymagają dostosowanych do nich form nauczania. Jedną z najskuteczniejszych i zarazem najbardziej atrakcyjnych dla uczestników metod są gry szkoleniowe. Coraz chętniej korzystają z nich organizacje biznesowe i instytucje publiczne na całym świecie. Dzięki partnerskiej współpracy Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych, Pracowni Gier Szkoleniowych oraz holenderskiego Uniwersytetu Technicznego w Delfcie w przyszłym roku zostanie wdrożony pierwszy w polskim sektorze publicznym kompleksowy projekt szkoleniowy oparty na grach. Będzie to możliwe dzięki dofinansowaniu z programu Wiedza Edukacja Rozwój (POWER).

Jak ważną rolę odgrywa Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych, nie trzeba przekonywać nikogo, kto szukał w naszym województwie wsparcia z Unii Europejskiej. W ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020 warszawska centrala i pięć oddziałów w największych miastach regionu mają do rozdysponowania ponad 8 mld zł – skala działalności instytucji robi ogromne wrażenie. To także wielka odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie tych pieniędzy. Urząd chce dbać o wysokie kompetencje kadry, dobrą atmosferę wśród pracowników i – co najważniejsze – najwyższe standardy obsługi wnioskodawców i beneficjentów funduszy europejskich.

Jak każda instytucja tych rozmiarów, MJWPU boryka się z problemami natury organizacyjnej. Żeby usprawnić pracę naszego urzędu, sięgnęliśmy po nowatorskie w polskich warunkach narzędzie. W realizacji celu ma pomóc seria szkoleniowych gier symulacyjnych dofinansowanych ze środków europejskich, które w ramach wspólnego projektu MJWPU przygotowuje z Pracownią Gier Szkoleniowych w partnerstwie z Uniwersytetem Technicznym w Delfcie (TU Delft – Technische Universiteit Delft).

• 

Zastosowanie tak nowoczesnej, skutecznej metody szkoleniowej to sposób na pobudzenie zaangażowania pracowników i poprawę komunikacji wewnątrz instytucji, wprowadzenie prostych i klarownych procedur, a także ujednolicenie i wzmocnienie kultury zarządzania. Efektem będzie lepsza współpraca między wydziałami i wewnątrz wydziałów jednostki, co poprawi jakość obsługi beneficjentów. Już teraz Jednostka przełamuje stereotypowe postrzeganie urzędu, promując model partnerskich relacji z beneficjentami. Jednym z istotnych założeń projektu szkoleniowego opartego na metodzie gier jest wspieranie tej tendencji. Każdy z uczestników szkoleń poprawi także swoje indywidualne kompetencje oraz będzie mógł bardziej świadomie planować swój rozwój zawodowy.

– Mam nadzieję, że dzięki dofinansowaniu z funduszy europejskich takiej niestandardowej metody szkoleniowej będziemy w stanie jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby beneficjentów, którzy – trzeba pamiętać – tworzą bardzo zróżnicowaną grupę. Są to zarówno samorządy, przedsiębiorcy, instytucje naukowe, instytucje medyczne, placówki kultury, jak i organizacje pozarządowe – podkreśla Mariusz Frankowski, dyrektor MJWPU.

Gdy role się odwracają

Zgrany Urząd jest szczególnym przedsięwzięciem nie tylko ze względu na zastosowane narzędzia, lecz także dlatego, że Jednostka wystąpiła w tym procesie w roli… beneficjenta. Jako Instytucja Pośrednicząca we wdrażaniu funduszy europejskich ma możliwość udziału w konkursach w ramach innych programów UE, np. właśnie POWER. To te konkursy dają instytucjom publicznym zaangażowanym w dystrybucję unijnych środków szansę ubiegania się o dofinansowanie realizacji nietypowych działań, z czego MJWPU już kilkakrotnie korzystała.

Droga od pomysłu do wdrożenia była standardową ścieżką, którą przechodzi każdy z beneficjentów – od zaplanowania projektu i złożenia wniosku w konkursie po cierpliwe oczekiwanie na wynik oceny. Pracownicy MJWPU w ramach swoich działań wcielają się we wnioskodawców, dzięki czemu dobrze znają bolączki podmiotów ubiegających się o dofinansowanie. Rozumieją potrzebę udoskonalania systemu: walkę z nadmiarem biurokracji, konieczność usprawniania procesów czy ograniczania procedur.

• 

Gry w sektorze publicznym – skąd wziął się pomysł?

Pionierem w wykorzystywaniu gier w instytucjach publicznych jest Holandia. Od lat stosuje się tam tę metodę do rozwiązywania problemów istotnych z punktu widzenia gospodarczego lub społecznego. Zagadnienia związane z wykorzystaniem gier w biznesie i instytucjach publicznych są w Holandii dyscypliną uniwersytecką. Jedna z takich gier – Lama Game – została stworzona przez instytut badawczy IVA przy Uniwersytecie w Tilburgu na zamówienie holenderskiego Ministerstwa Rolnictwa. W 2008 r. ze względu na unijne wymogi Holendrzy musieli wprowadzić elektroniczny system identyfikacji trzody. Rozważano dwa alternatywne systemy i żeby wybrać lepszy, zdecydowano się na przeprowadzenie konsultacji społecznych. Ich forma była dość niecodzienna: jednym z elementów debaty stała się rozgrywka Lama Game. Była to symulacja, a właściwie dwie osobne symulacje wiernie oddające uwarunkowania każdego z systemów. Za pomocą gry sprawdzono oba warianty pod kątem obciążeń biurokratycznych, a także funkcjonowanie tych rozwiązań w warunkach kryzysu. Dzięki rozgrywce Lama Game i towarzyszącej jej dyskusji zdecydowano się na jedną z opcji.

Inna gra posłużyła do wdrażania zmian w systemie opieki społecznej w Holandii. Tło tych zmian było drastyczne – w krótkim czasie holenderską opinią publiczną wstrząsnęła seria tragedii, których ofiarami padły dzieci. Wydarzeniom można było zapobiec, gdyby nie niewydolność instytucji opiekuńczych. Odbyła się publiczna debata nad ułomnością systemu, jego złą organizacją i nieskutecznym przepływem informacji między poszczególnymi organizacjami, które zajmowały się dziećmi. System zreformowano, ograniczono hierarchię i procedury, stworzono międzyorganizacyjne zespoły do opieki nad konkretnymi przypadkami. Szybkie i skuteczne przeprowadzenie tak zasadniczej zmiany – reforma ogromnej organizacji – było nie lada wyzwaniem. Do wdrożenia nowego systemu i integracji pracowników z różnych instytucji, którzy od tej pory mieli współpracować ze sobą i dzielić się informacjami, posłużyła gra symulacyjna Bomb Game. Jej uczestnicy muszą odczytać kod umożliwiający rozbrojenie bomby, a każdy dysponuje tylko wycinkiem informacji. Dopiero połączenie wiedzy kilku graczy prowadzi do znalezienia rozwiązania. Pracownik socjalny wciela się więc w rolę sapera – jeśli nie zareaguje na czas, bomba wybuchnie i dojdzie do tragedii. Gra uświadomiła pracownikom, jak ważna w systemie opieki jest sprawna wymiana informacji między instytucjami.

Na polskim podwórku

Partnerem MJWPU we wdrażaniu projektu Zgrany Urząd jest Pracownia Gier Szkoleniowych – pierwsza na polskim rynku firma, która metodę gier potraktowała poważnie, uczyniła z niej swój pomysł na biznes i od kilkunastu lat z powodzeniem wykorzystuje gry i symulacje w procesach szkoleniowych. Pracownia swoją współpracę ze sferą publiczną zaczynała z wysokiego C.

– Pierwszym poważnym projektem, który zrealizowaliśmy, była gra o zarządzaniu kryzysowym dla jednej z agend ONZ, a było to 15 lat temu – tak początki działalności firmy wspomina Joanna Średnicka, prezeska firmy. – Szef zespołu zapragnął, żeby ludzie, zanim wejdą do projektu, przeszli przez jakieś wspólne doświadczenie, które stworzy z nich zespół i na sucho przygotuje ich do kryzysów, które się pojawią.

Chociaż większość projektów Pracowni dotyczy dużych międzynarodowych korporacji, firma chętnie działa też w sferze publicznej. Ma na koncie współpracę z Krajową Szkołą Administracji Publicznej czy Kancelarią Premiera Rady Ministrów. Gry organizowane przez Pracownię były rozgrywane na całym świecie, a wśród istotnych publicznych instytucji, które korzystały z jej usług, warto wspomnieć o Public Health Agency of Canada i Europejskim Banku Odbudowy i Rozwoju. W obu instytucjach rozegrana została gra Brokerzy Wiedzy – symulacja mająca na celu usprawnienie procesu przygotowywania i przekazywania raportów badawczych tworzonych na potrzeby ministerstw i jednostek samorządowych. Gra kładzie nacisk na problem niewystarczającego wykorzystywania przez rządzących wyników badań i wiedzy, wypracowywanych w ośrodkach naukowych. Symulacja pokazuje także, jak istotną rolę mogą odegrać osoby będące tytułowymi brokerami wiedzy, pośredniczącymi między wytwórcami wiedzy, analitykami a decydentami. Partnerstwo z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Projektów Unijnych jest dla Pracowni pierwszym tak dużym systemowym rozwiązaniem wdrożonym w instytucji publicznej.

– W partnerstwie z Mazowiecką Jednostką i we współpracy z Uniwersytetem Technicznym w Delfcie przygotowujemy kompleksowy projekt, który ma wprowadzić cztery narzędzia oparte na grach połączonych z modułami warsztatowymi – mówi Joanna Średnicka. – Ma to pomóc całej instytucji w skuteczniejszej współpracy wewnętrznej i lepszym odpowiadaniu na potrzeby beneficjentów, ale także każdemu z uczestników – pracowników Jednostki – umożliwić rozwój własnych kompetencji.

• 

Z portu w Rotterdamie na Mazowsze

Pierwszym etapem realizacji była wizyta studyjna u partnera projektu – na TU Delft. Uczelnia odpowiada za projektowanie gier i symulacji dla najpoważniejszych firm i instytucji publicznych w Holandii.

– Mieliśmy okazję współpracować przy okazji Forum Rozwoju Mazowsza w 2018 r., podczas którego wśród partnerów wydarzenia rozegrana została symulacyjna gra strategiczna – tak Mariusz Frankowski, dyrektor MJWPU, wspomina swoje pierwsze zetknięcie z Pracownią Gier. – Później pomyślałem, że może to być ciekawy pomysł na rozwój pracowników: przełamujący bariery i prezentujący zupełnie nowe podejście do współpracy z beneficjentami funduszy europejskich. Prawdziwym przełomem był natomiast wspólny wyjazd do Holandii zrealizowany na początku projektu, gdzie odbyliśmy szereg spotkań na Uniwersytecie Technicznym w Delfcie. Zobaczyliśmy ogromną gamę gier i poznaliśmy ich różnorodne zastosowania. Duże wrażenie wywarła na mnie gra zaprojektowana dla portu w Rotterdamie. Było to rozwiązanie poważnych problemów biznesowych, gdzie w grę wchodziły bardzo duże pieniądze. Nieszablonowe, zaskakujące narzędzie okazało się w praktyce niezwykle skuteczne. Liczę, że również u nas przyniesie dużo korzyści.

Zmiany warto zacząć od kierowników

Najważniejszy i zarazem najtrudniejszy był proces badania potrzeb i testy projektowanych rozwiązań.

– Pierwszym etapem tego projektu była diagnoza i analiza potrzeb – opowiada Joanna Średnicka. – Przeprowadziliśmy kilkadziesiąt wywiadów z pracownikami Jednostki z różnych szczebli. Na tej podstawie zostały zmapowane główne wyzwania, które pojawiają się w organizacji. Szczególną uwagę zwrócono na potrzeby kierowników, wychodząc z założenia, że to oni mają największy wpływ na funkcjonowanie organizacji.

– Okazało się, że na poziomie zarządczym nie ma kanonu wspólnych narzędzi menedżerskich – ocenia Joanna Średnicka. – Każdy kierownik czy dyrektor opiera się na własnych umiejętnościach i intuicji, nie ma jasno określonej kultury kierowniczej. Stwierdziliśmy więc, że zestaw narzędzi kierowniczych będzie tutaj bardzo przydatny. Wśród kierowników pojawiła się także potrzeba refleksji nad sposobami motywowania zespołów. Przygotowanie takiego pakietu odpowiadającego zdiagnozowanym potrzebom i przekazanie go w formie atrakcyjnego szkolenia z grą – jest jednym z głównych celów przedsięwzięcia.

• 

Rozwój pracowników to korzyść dla instytucji i beneficjentów

Kolejne części projektu, jakie MJWPU przygotowuje z Pracownią Gier Szkoleniowych przy wsparciu Uniwersytetu Technicznego w Delfcie, będą dotyczyć współdziałania wewnątrz organizacji, relacji z beneficjentami oraz indywidualnej ścieżki rozwoju każdego z pracowników. Mariusz Frankowski podkreśla, że doskonalenie współpracy z beneficjentami to jeden z najważniejszych celów projektu.

– Chciałbym odejść od utartego modelu, że oto jest urzędnik i petent, na rzecz współpracy – tłumaczy Mariusz Frankowski. – Beneficjenci to są bardziej nasi partnerzy, a nie klienci czy właśnie petenci. Projekty są realizowane nie dla nas czy tych beneficjentów, ale przede wszystkim dla mieszkańców Mazowsza. I to oni mają korzystać z finansowanych przez Unię Europejską przedsięwzięć.

– W badaniu zdiagnozowaliśmy duże potrzeby w zakresie współpracy z beneficjentami i to będzie jeden ze strategicznych punktów projektu – potwierdza szefowa Pracowni Gier Szkoleniowych. – Będziemy pracować także nad komunikacją. Struktura organizacji powoduje występowanie tzw. silosów informacyjnych, utrudnia przepływ informacji. Powstaje symulacja o współpracy i dzieleniu się informacjami, która pomoże przełamywać tę tendencję, ale także stworzyć kontekst, żeby ludzie z różnych działów się poznali. Zdiagnozowaliśmy dużą potrzebę działań budujących wspólnotę. Pracownicy Jednostki mają bardzo duże poczucie misji, przekonanie, że ich praca przynosi konkretne korzyści mieszkańcom Mazowsza, ale brakuje silnej tożsamości organizacyjnej. Chcemy dać przestrzeń, stworzyć warunki do podkreślenia tej wspólnotowości. Kolejna gra ma więc zapewnić wspólne doświadczenie dużej grupie ludzi.

Szczególnie nowatorskie będzie czwarte z projektowanych rozwiązań – gra on-line, pozwalająca mierzyć kompetencje i planować rozwój zawodowy pracowników Jednostki.

– Chcemy dać każdemu z pracowników możliwość świadomego planowania ścieżki zawodowej – wyjaśnia Joanna Średnicka. – Efektem gry będzie raport dla uczestników i ich zwierzchników, który pomoże wskazać najlepsze kierunki rozwoju. Symulacja będzie pomocna także przy rekrutacji pracowników. Jesteśmy w stanie określić, jakie kompetencje będą kluczowe w pracy w Jednostce, a za pomocą gry zbadać kandydatów.

Start w roku 2021

W przyszłym roku czeka nas wdrożenie wszystkich czterech rozwiązań do praktyki szkoleniowej Jednostki. Testy prototypowych symulacji, które odbyły się z udziałem pracowników, dały bardzo obiecujące rezultaty. Jak gotowe gry i powiązane z nimi warsztaty sprawdzą się na szerszą skalę, przekonamy się już wkrótce.

Należy podkreślić, że projekt dofinansowany z Unii Europejskiej kwotą 1,2 mln zł został przygotowany w odpowiedzi na potrzeby urzędników i beneficjentów. Ma być uniwersalny, czyli rozwiązywać wiele standardowych bolączek instytucji publicznej. MJWPU przeciera więc szlaki innym instytucjom. Co więcej, inne urzędy będą mogły skorzystać z wypracowanych doświadczeń, a także otrzymać dostęp do gotowych, innowacyjnych rozwiązań. Poprawa funkcjonowania publicznych instytucji to korzyść dla wszystkich. W trosce o wspólne dobro warto czasem sięgnąć po nietypowe metody!

Kuba Kujałowicz