Model IN PLUS, czyli innowacje w administracji publicznej
W powszechnej opinii dominuje przeświadczenie, że administracja publiczna jest najbardziej „odporna” na wprowadzanie zmian – w swoje struktury i w kontaktach z klientami, a innowacje podejmowane są jako rozwiązania ostateczne. A przecież wszelkie takie działania mają na celu usprawnienie i poprawienie jakości pracy, co jest korzystne dla pracowników również pod kątem rozwoju i samorealizacji. Jednym z celów stawianych przez Komisję Europejską jest właśnie dążenie do zwiększania jakości usług publicznych poprzez wdrażanie innowacji.
Motorem do podjęcia działania była współpraca zawiązana jeszcze w perspektywie 2007-2013 ze Szwedzką Radą ds. EFS. A uruchomiony przez Centrum Projektów Europejskich nabór wniosków na projekty oparte o współpracę ponadnarodową stworzył okazję do podjęcia wspólnych działań i wymiany doświadczeń. Nasz projekt, który został złożony w konkursie, miał nie być tylko projektem szkoleniowym. Opierał się na przemodelowaniu w całości dotychczasowej formuły współpracy z beneficjentami oraz włączeniu pracowników w proces zmian zachodzących w instytucji. Co ważne, projekt przyczyniał się w istotny sposób do zwiększenia zdolności instytucjonalnych całej MJWPU. Kluczowe dla jego realizacji było czerpanie z wiedzy i doświadczeń Szwedzkiej Rady ds. EFS. W toku naboru partnerów wyłoniono również Akademię Leona Koźmińskiego (ALK) jako instytucję posiadającą szeroką wiedzę i doświadczenie w zakresie tworzenia i realizacji programów rozwojowych dla instytucji sektora publicznego.
Projekt MJWPU opierał się na przemodelowaniu w całości dotychczasowej formuły współpracy z beneficjentami oraz włączeniu pracowników w proces zmian zachodzących w instytucji
Tak powstał projekt pn. „Lider Zmiany – współpraca ponadnarodowa inwestycją w efektywność usług publicznych na szczeblu regionalnym”, który sfinansowany został z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój. I był on pierwszą realizacją MJWPU o takim charakterze. Od sierpnia 2017 do stycznia 2019 roku wypracowaliśmy rekomendacje oparte na dobrych praktykach, wiedzy eksperckiej i doświadczeniu zewnętrznym (naszych partnerów) i wewnętrznym (MJWPU), które złożyły się na stworzenie modelu „IN_PLUS – budowanie trwałej relacji z beneficjentami”. Dokument można znaleźć w zakładce „Lider Zmian” Biuletynu Informacji Publicznej na stronie www.mazowia.eu. Opracowano w nim zestaw procedur, działań i rekomendacji, które mogą zostać wykorzystane przez instytucje zaangażowane we wdrażanie programów unijnych. W projekcie brało udział 26 pracowników MJWPU.
Istotnym punktem wyjścia dla tworzenia koncepcji i realizacji projektu były doświadczenia Szwedzkiej Rady ds. EFS, z których wynikało, że kluczowe w kontaktach z beneficjentami są:
- otwartość
- wzajemne uczenie się
- słuchanie
- dialog.
Kierując się powyższymi założeniami, wypracowano model współpracy z beneficjentami, który zakłada m.in.:
- dążenie do dialogu i spotkań w warunkach funkcjonowania projektu
- promowanie kultury dzielenia się wiedzą
- upraszczanie komunikatów i dokumentów adresowanych do beneficjentów.
Aby efektywnie wdrażać powyższe zalecenia, niezbędne było stworzenie odpowiedniego programu poświęconego rozwojowi potencjału pracowników. Ta faza projektu podzielona została na dwie części – seminaryjną i warsztatową. W pierwszej pracownicy otrzymali możliwość poszerzenia wiedzy w zakresie wprowadzania zmian w organizacji w toku seminariów, biznesowych gier zespołowych i wykładów prowadzonych przez ekspertów ALK. W ich trakcie uczestnicy, zdobywając nowe kompetencje, przygotowywali się do samodzielnej pracy nad poszczególnymi zagadnieniami wymagającymi usprawnień, których wypracowanie odbywało się w trakcie drugiej części, tj. cyklu warsztatów. Ponadto pracownicy MJWPU mogli poznać z bliska szwedzki model współpracy podczas wizyt studyjnych szwedzkiego partnera w Warszawie, jak również w trakcie wyjazdów do Malmö.
Wymiernymi efektami prac zespołów były działania w zakresie m.in.:
- uproszczenia pism i korespondencji adresowanej do beneficjentów
- wzmacniania potencjału kadrowego MJWPU
- stworzenia Mazovik 1.0 – narzędzia optymalizującego proces dostępu do wiedzy.
Liczymy na to, że zaproponowane rozwiązania – oparte na zaufaniu, współpracy pomiędzy instytucjami a beneficjentami – przyczynią się do zwiększenia efektywności instytucji zaangażowanych we wdrażanie funduszy europejskich, a co za tym idzie – liczby i jakości projektów.
Zespół projektowy Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych